BETROFFENENANFRAGE

Umgang mit Anfragen von Betroffenen gemäß DSGVO

Aufgrund des Auskunftsrechts können Betroffene beim Unternehmen eine Anfrage stellen, um Informationen über die von ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten.

Diese Betroffenenanfragen verlangen einen sorgsamen Umgang und eine schnelle Antwort durch das Unternehmen. Eine Betroffenenanfrage scheint auf den ersten Blick mit viel Arbeit und Aufwand verbunden zu sein.

Doch wenn Sie sich eine Grundstruktur überlegt haben, an der Sie sich im Fall einer Anfrage richten können, kann vieles automatisiert erfolgen. Wir zeigen Ihnen, was Sie bei der Auskunftserteilung (am besten in Absprache mit Ihrem Datenschutzbeauftragten) beachten sollten und welche Fristen einzuhalten sind.

Welche Rechte hat ein Betroffener?

  • Auskunftsrecht (Auskunft über die Daten)
  • Recht auf Datenlöschung
  • Recht auf Datenberichtigung (Korrektur von Daten zum Betroffenen)
  • Einschränkung der Datenverarbeitung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Übertragung der Daten in ein maschinenlesbares Gerät)
  • Widerspruchsrecht (Widerspruch gegen eine zuvor erteilte Einwilligung)

Wer kann eine Auskunftsanfrage stellen?

Jede betroffene Person hat ein Recht darauf zu erfahren, welche personenbezogenen Daten von ihr in welcher Form und zu welchem Zweck im Unternehmen verarbeitet werden.

Um dieses Informationsrecht geltend zu machen, können die Betroffenen eine Anfrage auf Auskunftserteilung bei dem jeweiligen Unternehmen stellen.

Bei den Betroffenen kann es sich sowohl um Kunden, Besucher der Unternehmenswebsite oder auch um Mitarbeiter und Lieferanten handeln. All diese Personengruppen sind dazu berechtigt, eine Betroffenenanfrage zu stellen und für den Fall, dass von der jeweiligen Person Daten vorliegen, Informationen vom Unternehmen zu verlangen.

Was ist bei Betroffenenanfragen zu beachten?

Eine unzureichende Beantwortung von Betroffenenanfragen kann eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde nach sich ziehen. Daher ist es wichtig, dass bevor Sie eine Anfrage überhaupt erreicht, Ihre Dokumentation nach DSGVO vollständig ist.

Nur so kann eine sorgfältige und zufriedenstellende Beantwortung auf die Betroffenenanfrage erfolgen. Folgende Punkte sollten von Unternehmen berücksichtigt werden:

  • Identitätsüberprüfung: Da Sie bei einer Betroffenenanfrage nur Auskunft über die Daten der Betroffenen Person machen dürfen, müssen Sie zunächst die anfragende Person identifizieren.
  • Beantwortungsfrist: Wenn Sie eine Betroffenenanfrage erhalten, sollten Sie schnellstmöglich eine Antwort erteilen. Spätestens nach einem Monat endet die Beantwortungsfrist.
  • Auskunftserteilung: Die Betroffenenanfrage beantworten Sie, indem Sie dem Betroffenen eine Kopie mit den ihn betreffenden personenbezogenen Daten übermitteln. Informationen, die Rückschlüsse auf andere Personen ziehen lassen, sind unkenntlich zu machen. Finden sich zu der betroffenen Person keine Informationen in der Datenbank, teilen Sie den Anfragenden eine Negativauskunft mit.
  • Verschlüsselung: Die Auskunftserteilung ist verschlüsselt weiterzugeben und die Informationen sind vertraulich zu behandeln. Die Rechte und Freiheiten anderer dürfen nicht verletzt werden.
  • Dokumentation: Sie sollten die Schritte der Datenverarbeitung zum Nachweis in Ihrem Datenschutzordner speichern.

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Ihr Ansprechpartner

Externer Datenschutzbeauftragter Osnabrück - Jörg Ter Beek

Jörg ter Beek
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