Bewerberdaten

Datenschutz im Bewerbungsprozess

DSGVO im Personalwesen

Vom Azubi bis zur Führungskraft: Unternehmen suchen neue Mitarbeiter. Diese Suche muss im Einklang mit den Vorgaben der DSGVO geschehen. Deshalb müssen Unternehmen die Bewerber möglichst transparent und nachvollziehbar über den Umgang mit ihren Daten informieren. Was sich einfach anhört, ist in der betrieblichen Praxis eine echte Herausforderung.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat die Rechte der Betroffenen erheblich gestärkt; jedes Unternehmen muss die Bewerber rechtzeitig und detailliert über den Umgang mit ihren Daten informieren. Was einerseits positiv zu werten ist, bedeutet andererseits für Unternehmen eine erhebliche Umstellung ihrer Prozesse.

Informationspflicht bei Bewerbungen

Der Betroffene - also auch jeder Bewerber - ist nach Art. 13 und 14 DSGVO  umfänglich zu informieren; zum Beispiel

  • über die Identität des Verantwortlichen;
  • den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens;
  • über Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung sowie über die dazugehörigen  Rechtsgrundlagen
  • ggf. die berechtigten Interessen für die Verarbeitung;
  • die Kategorien von Dritten, an die die Daten gegebenenfalls übermittelt werden;
  • ob eine Übermittlung in einen sogenannten unsicheren Drittstaat erfolgt;
  • die Speicherdauer sowie die Rechte des Betroffenen auf Auskunft, Löschung etc. oder auch über seine Widerspruchs- und Beschwerderechte zu unterrichten.

Und nicht zu vergessen: Erhebt der Verantwortliche die Daten nicht direkt bei dem Betroffenen, muss zudem eine Information über die Herkunft der Daten erfolgen.

Wann muss ein Bewerber informiert werden?

Der Zeitpunkt der Information richtet sich danach, ob der Verantwortliche (also das Unternehmen) die Daten direkt vom Bewerber erhebt oder ob die personenbezogenen Daten über Dritte zur Verfügung gestellt werden.

Direkte Erhebung

Eine direkte Erhebung der Daten liegt zum Beispiel vor,

  • wenn der Bewerber seine Daten z. B. in einem Bewerbungsportal dem potenziellen Arbeitgeber zur Verfügung stellt;
  • die Daten zur Person per Post an den neuen Arbeitgeber versendet werden;
  • die Informationen zur Person im Bewerbungsgespräch preisgegeben werden.

Indirekte Erhebung

Beispiele für eine indirekte Erhebung von personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess:

  • ein Headhunter übermittelt Daten an den potenziellen Arbeitgeber
  • eine Unternehmensholding ein zentrales Bewerberportal betreibt und die Daten im Unternehmensverbund anderen Unternehmen diese Daten zur Verfügung stellt;
  • wenn vor Anstellung eines neuen Mitarbeiters ein Screening (Pre-Employment) im Internet stattfindet
  • oder Daten vom ehemaligen Arbeitgeber den anzustellenden Kandidaten abfragt.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Blogbeitrag "DSGVO-Stolperfallen im Bewerbungsverfahren".

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Jörg ter Beek
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