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Datenschutz Generator

Datenschutzerklärung nach DSGVO: mit wenigen Klicks zur Website-Compliance

Mit der DSGVO wurde die Datenschutzerklärung zum Pflichtelement jeder Website. Im Internet kursieren diverse kostenlose und auch kostenpflichtige Vorlagen für Datenschutzerklärungen, die angeblich den rechtlichen Bedingungen für den Datenschutz entsprechen.

Das Problem: Die Mustertexte sind statisch. Damit ist ihr rechtlicher Stand unklar und sie bilden unter Umständen nicht alle Pflichtelemente korrekt ab.

Die Lösung: Ein dynamischer Datenschutzgenerator, der die Datenschutzerklärung immer in dem Moment des Abrufs aktuell generiert.

DSGVO-konform mit wenigen Klicks

Tools und Generatoren sind der Trend der Zukunft. Auch im Bereich Datenschutz. Wer sich mit den rechtlichen Vorgaben der DSGVO nicht auskennt, hat oft Schwierigkeiten eine rechtlich gültige Datenschutzerklärung oder ein Impressum zu erstellen.

Datenschutz-Generatoren können dort Abhilfe schaffen. Mit den entsprechenden Generatoren können Sie sich schnell und einfach Ihre individuellen Dokumente erstellen. Von einer Datenschutzerklärung über Auftragsverarbeitungsverträge bis hin zum Impressum oder Muster für Newsletter. Viele Angebote sind sogar kostenlos.

Mit Hilfe der Generatoren ist es möglich, sich einige Arbeitsschritte zu ersparen. Mit nur wenigen Klicks können Sie sich innerhalb kürzester Zeit Ihre individuellen Dokumente generieren.

Datenschutz Generator – wie funktioniert das?

Ein Datenschutz Generator stellt im Gegensatz zu einem standardisierten Muster oder einer Vorlage Fragen zu dem jeweiligen Nutzer und den individuellen Gegebenheiten der Webseite. So müssen Sie beispielsweise beantworten, ob Sie eine Blog-Funktion auf Ihrer Webseite haben, eine Funktion für die Abgabe von Bewerbungen bereitstellen oder einen Newsletter anbieten.

Basierend auf den gesammelten Daten stellt der Generator Ihnen eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung zusammen. Diese kann dann z.B. durch einen Link einfach auf der jeweiligen Webseite implementiert werden.

Eine andere Möglichkeit: Sie kopieren den erstellten Rechtstext in die Zwischenablage und fügen diesen in ein Word-Dokument oder ein CMS-System ein.

Thema Cookies und Cookie-Banner: Manche Datenschutz-Generatoren können Ihnen auch ein DSGVO-konformes Cookie-Banner oder auch Consent Banner für Ihre Webseite erstellen. Dieser ist unausweichlich, wenn Ihre Webseite Cookies verwendet. In diesem werden Cookies beim Betreten der Webseite einzeln vorgestellt. Daraufhin muss der Webseitenbesucher seine explizite Einwilligung zur Nutzung der Cookies und der Verarbeitung von Daten abgeben.

Wird „Datenschutz-Generator“ in den Suchschlitz bei Google eingegeben, lassen sich viele Links und Anbieter finden, die einen solchen Generator bereitstellen.  Achten Sie jedoch auch hier auf die Glaubwürdigkeit und die Expertise des Anbieters. Denn nur wenn dies gegeben ist, können Sie davon ausgehen, dass die generierten Ergebnisse dem DSGVO und BDSG-Standard entsprechen.

Individuelle Datenschutzerklärung erstellen

Der Datenschutzerklärungs-Generator fragt gezielt die Gegebenheiten Ihrer Website ab. So erhalten Sie genau die Erklärung, die auch wirklich auf Ihre Website zutrifft. Denn wenn Sie nach dem Gießkannenprinzip zu viele Hilfstools angeben, schrecken Sie Ihre Seitenbesucher ab. Andererseits muss die Datenschutzerklärung natürlich vollständig sein und alle Hilfstools umfassen, die Sie auch tatsächlich einsetzen.

Hinweis

Die Datenschutzerklärung muss Informationen über den Einsatz von Cookies enthalten. Sie ersetzt aber nicht das verpflichtende Cookie-Banner, in dem die Cookies beim Betreten der Seite einzeln vorgestellt werden und der Nutzer die Gelegenheit hat, sie abzuwählen.

Welche Informationen werden abgefragt?

Der Datenschutzgenerator führt Sie mit einfachen, klar formulierten Fragen im Ja-Nein-Stil durch alle Aspekte, die in der Datenschutzerklärung kleiner Unternehmen enthalten sein müssen.

  • Zunächst füllen Sie alle Stammdaten zu Ihrem Unternehmen, zum Datenschutzbeauftragten und zur Aufsichtsbehörde aus. Pflichtelemente einer Datenschutzerklärung sind auch bei allen Ihrer Webseiten gleich.

Nun legen Sie die Domain fest, für die die Datenschutzerklärung generiert werden soll. Dann beantworten Sie verschiedene Fragen wie beispielsweise

  • Enthält Ihre Website ein Kontaktformular?

Gibt es die Möglichkeit, sich direkt auf der Website zu bewerben? Falls ja, kommt ein Bewerbermanagementsystem zum Einsatz? Hintergrund: Bewerberdaten gehören zu den besonderen personenbezogenen Daten. Dazu zählen Angaben zur rassischen und ethnischen Herkunft, Informationen zu politischen Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder der Gewerkschaftszugehörigkeit. Auf die Verarbeitung dieser Daten muss Ihre Datenschutzerklärung gesondert hinweisen. Zu den „normalen“ personenbezogenen Daten zählen alle anderen Angaben, die Rückschlüsse auf die Person zulassen (Namen, Anschrift, Telefonnummer, Mailadresse etc.).

  • Kann man sich auf der Website für einen Newsletter anmelden? Nutzen Sie hierfür einen Dienstleister?
  • Bieten Sie einen Blog mit Kommentar- und/oder Abonnement-Funktion an?
  • Können sich die Besucher Ihrer Website registrieren?
  • Verwenden Sie einen sicheren SSL-Server?
  • Nutzen Sie Cookies? Falls dem so ist, von wem und wofür? Hierzu gehören auch Angaben zu allen eingebundenen Links und Buttons von Drittanbietern. Dazu zählen etwa Facebook, Instagram, GoogleMaps, Linkedin, Pinterest, Twitter, Youtube oder Xing.
  • Verwenden Sie Bewertungstools (sogenannte Widgets)? Durch diese kann der Nutzer einzelne Artikel oder Ihren Shop bzw. Ihr Unternehmen bewerten. Hierzu zählen etwa Trusted Shops oder eKomi. Wählen Sie alle genutzten Bewertungssysteme aus. Haben Sie Werbung über eine Werbe-Plattform wie AdGoals, Google AdSense oder Google AdWords eingebunden? Wählen Sie alle Anbieter aus, deren Werbung Sie zeigen. So können die entsprechenden Informationstexte in Ihre Datenschutzerklärung aufgenommen werden.
  • Nutzen Sie mit Ihrer Seite externe Analysetools, etwa Adobe Marketing Cloud, Google Analytics, etracker, Matomo oder Webtrekk? Wählen Sie alle genutzten externen Analysetools aus. Ihre Nutzer müssen vor deren Einsatz darüber informiert werden. Es muss auch möglich sein, die Analysetools für diesen Webseitenbesuch zu deaktivieren.
  • Schalten Sie Online-Werbung über externe Dienstleister oder Affiliate-Netzwerke? Hierzu zählen z.B. affilinet oder TradeDoubler. Alle diese Anbieter müssen in Ihrer Datenschutzerklärung aufgeführt werden.
  • Falls Sie die Dienste eines Online-Zahldienstes nutzen, muss auch dies in der Datenschutzerklärung stehen. Geben Sie also beispielsweise Paypal, Sofortüberweisung oder Klarna an.

Datenschutz - Immer auf dem aktuellen Stand

Aus Ihren Angaben erstellt der Datenschutzgenerator dann einen Text, der exakt auf Ihre Website zugeschnitten ist. Dieser wird aber auf unserem Server gehostet – Sie nutzen nur einen Link zur Einbindung auf Ihrer Website. Unser Server ist so schnell, dass der Nutzer von dieser externen Textzuspielung nichts bemerkt. Da die Texte auf unserem Server liegen, können wir sie ohne Eingriff auf Ihrer Website sofort an die aktuelle Rechtslage anpassen. Sie werden natürlich per E-Mail über Änderungen informiert. Sie brauchen sich aber um nichts zu kümmern. Was ändert sich, wenn meine Webseite nun beispielsweise eine Blogfunktion einführt oder den Analysedienstleister wechselt? Daraufhin ändern sich auch diese Angaben im Fragenbogen – und schon wird Ihre Datenschutzerklärung daran angepasst.

Ein zusätzliches Plus, wenn Sie mehrere Websites betreiben: Sie können mit einem Klick eine weitere Domain benennen, für die Sie diesen Fragebogen beantworten.

So können Sie eine ständig aktuelle, möglicherweise aber textlich abweichende Datenschutzerklärung generieren lassen – je nachdem, welche Tools Sie auf dieser weiteren Website verwenden.

Rechtlicher Hinweis

Die Informationstexte der generierten Datenschutzerklärung werden beständig an die neueste Rechtsprechung angepasst. Sie brauchen Ihre Datenschutzerklärung daher nur zu aktualisieren, wenn Sie neue Funktionen, Elemente oder Tools einbinden. Wir empfehlen Ihnen daher zum Einstieg unser Datenschutzaudit.

Regelmäßige Aktualisierung ist Pflicht

Viele Webseitenbetreiber sind der Ansicht, dass sie eine Datenschutzerklärung einfach einmal erstellen und sich dann nie wieder damit beschäftigen müssen. Das ist leider nicht richtig. Zum einen ist die technische Entwicklung rasant. Demnach sollte jeder Webseitenbetreiber gelegentlich prüfen, ob die auf seinen Seiten genutzten Tools und Angaben überhaupt noch dem aktuellen Stand der Technik entsprechen.

Zum anderen aber – und das ist weit aufwendiger – ändert sich die Rechtsprechung im Bereich des Datenschutzes immer schneller. In kurzen Abständen entscheiden Gerichte darüber, wie die Auskunftsrechte der Nutzer laut DSGVO zu verstehen sind. Die Datenschutzerklärungen werden immer detaillierter und müssen natürlich auch rechtssicher verfasst sein.

Gerade die Rechtsprechung zu Cookies und Cookie-Bannern wird stetig neu interpretiert. Um den Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO und Art. 14 DSGVO nachzugehen, ist es jedoch unausweichlich, über Cookies in einem Cookie-Banner zu informieren. Jedoch gilt auch hier: nur wenn das Cookie-Banner DSGVO konform ist und rechtskonform implementiert wurde, sind Sie auf der sicheren Seite.

Statisch oder generiert?

Sie haben bei der Datenschutzerklärung zwei Möglichkeiten:

  • Entweder informieren Sie sich ständig selbst darüber, welche rechtlichen Neuerungen zu welchen neuen Formulierungen führen und stimmen diese mit Ihrem Anwalt ab. Auch die Aktualisierung Ihrer statischen Datenschutzerklärung auf Ihrer Website mithilfe Ihres IT-Unternehmens übernehmen Sie selbst.
  • Oder Sie nutzen einen Datenschutzgenerator. Hier geben Sie ein, welche datenschutzrelevanten Funktionen auf Ihren Seiten enthalten sind. Am Ende dieser Abfrage bekommen Sie einen Link, den Sie anstelle des statischen Textes in Ihre Website einbinden. Der Nutzer, der dann diese Website aufruft, erhält sofort die jeweils aktuellste Datenschutzerklärung für Ihre Webseite. Dies geht so schnell, dass die Ladezeit sich nicht von der Ladezeit Ihrer übrigen Website unterscheidet.

Ihr Vorteil bei der generierten Datenschutzerklärung: Sobald sich durch Urteile zur DSGVO rechtliche Änderungen ergeben, erhalten Sie eine E-Mail zur Information. Sie selbst brauchen nichts zu tun. Die Textpassagen werden von uns aktualisiert und ab sofort wieder in der rechtlich korrekten, aktuellen Fassung auf Ihrer Website angezeigt. Weder Sie noch Ihr Anwalt oder Ihr IT-Dienstleister brauchen einzugreifen und Sie sind auf der rechtlich sicheren Seite.

Sie müssen also nur angeben, welche Tools von Ihnen genutzt werden. Wenn Sie neue Funktionen oder neue Drittanbieter-Tools einbinden, gehen Sie die einfache Abfragemaske einfach erneut durch. Dort können Sie die jetzt zutreffenden Informationen mit einem Klick auswählen. Sobald Sie die neue Konfiguration gespeichert haben, wird Ihre Datenschutzerklärung automatisch neu generiert und aktualisiert auf Ihrer Website angezeigt.

Hier finden Sie:

  • Datenschutzgenerator nach den Richtlinien der DSGVO
  • kostenlose Ersterstellung einer Datenschutzerklärung
  • Datenschutzerklärungen für Kleinunternehmen und Großunternehmen

Pflichtbestandteile einer Datenschutzerklärung

In einer Datenschutzerklärung wird auf die Verarbeitung personenbezogener Daten hingewiesen. Die Art und Weise wie Sie mit den Daten der Nutzer vorgehen entscheidet dabei über den genauen Inhalt der Datenschutzerklärung. Dieser muss folglich immer an die individuellen Gegebenheiten der Webseite angepasst werden.

Ein paar Punkte sollte jedoch jede Datenschutzerklärung beinhalten:

  • Nennung der Person, die für die Datenverarbeitung verantwortlich ist.
    • Wird ein externer DSB oder ein interner DSB bestellt?
    • Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Datenverarbeitung?
  • Nennen Sie die Speicherdauer der personenbezogenen Daten
    • Informieren Sie über die Rechte der Betroffenen nach der DSGVO
    • Setzen Sie Profiling ein?

Tipp: Lassen sich diese Punkte in der generierten Datenschutzerklärung wiederfinden? Anhand dieser Punkte können Sie sich ein erstes Bild über die Vertrauenswürdigkeit eines Generators machen.

Welche Anwendungen, Tools und Plug-ins sollten sonst noch abgedeckt werden? Manche Generatoren decken darüber hinaus facebook-Plugins, GoogleAdSense und GoogleAnalytics ab. Schauen Sie hier auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Webseite.

Datenschutzerklärung auf Englisch

Wenn Sie eine Webseite auf deutsch betreiben, benötigen Sie folglich eine Datenschutzerklärung auf Deutsch.

Wann benötige ich als Webseitenbetreiber jedoch eine englische Datenschutzerklärung?

Diese Frage lässt sich anhand weniger Punkte beantworten:

  • Bieten Sie neben einer deutschen Version Ihrer Webseite auch eine englische Version an? Eine englische Version ist dann notwendig, wenn Sie mit Ihrer Webseite internationale Zielgruppen ansprechen möchten.
  • Werden auf Ihrer Webseite Telefonnummern mit internationaler Vorwahl aufgeführt? Auch dann sollten Sie eine englische Datenschutzerklärung bereitstellen.
  • Wird Ihre Ware ins englischsprachige Ausland geliefert? Auch dann sollten Sie ihre Datenschutzerklärung ins Englische übersetzen.

Warum ist dies so?

Da die Webseitenbetreiber die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden in Deutschland und somit in der EU erheben, sind Sie nach der DSGVO dazu verpflichtet, Ihre Kunden auf die Erhebung von Daten hinzuweisen. Dies geschieht in einer Datenschutzerklärung. Da die jeweiligen Webseitenbesucher diese dann auch lesen können, ist eine englische Datenschutzerklärung notwendig.

Falls die obigen Fragen also auf Ihre Webseite zutreffen, sollten Sie sich einen Generator verwenden, der Ihnen eine englische Datenschutzerklärung erstellt. Somit sind Sie sicher DSGVO-konform.

Externer Datenschutzbeauftragter Osnabrück - Jörg Ter Beek

Ihr Ansprechpartner: Jörg ter Beek

Jörg ter Beek ist (TÜV) zertifizierter Datenschutzbeauftragter und ISMS-Auditor.

Die Spezialgebiete von Herrn ter Beek umfassen:

Cortina Consult bietet Ihnen die Datenschutz-as-a-Service Lösung.

Profitieren Sie von unserer Praxiserfahrung und unserem Fachwissen zum Thema Datenschutz und IT-Sicherheit.

Erstellung einer kostenlosen Datenschutzerklärung- Der Untergang des DSB?

Die Angebote auf dem Markt weisen deutliche Qualitätsunterschiede auf. Viele Generatoren bieten Muster an, die schon längst nicht mehr zulässig sind. Kostenlose Muster und Vorlagen sind statisch und können oft nur bestimmte Passagen bearbeiten. So besteht das Risiko, das nicht auf alle Spezialfälle eingegangen werden kann. Die Nutzung von Mustern für Datenschutzerklärungen für Vereine, Unternehmen oder Private ist also mit Vorsicht zu verwenden. Zu beachten ist auch, dass Sie keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit haben.

Die Nutzung erfolgt daher auf eigenes Risiko. Für Fehler wird keine Haftung übernommen. Es gibt aber immer mehr Datenschutz-Generatoren, mit denen Sie eine große Auswahl an Tools und Datenverarbeitungsvorgänge bearbeiten können. So können aktuelle und passende pdf-Dateien oder html-Quellcodes erstellt werden. Für eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung ist es aber immer noch sinnvoll, einen Datenschutzbeauftragten einzubinden (ext.DSB) und um Rat zu fragen.

Einfach, schnell & rechtssicher Das Thema Datenschutz abhaken

Mit Cookiebox erstellen Sie in wenigen Schritten eine Datenschutzerklärung nach den aktuellsten Datenschutzstandards. Außerdem erhalten Sie eine innovative Consent- Management-Lösung, mit der Sie die Einwilligung Ihrer User zur Datenverarbeitung granular einholen, verwalten und rechtkonform dokumentieren können.

Dabei sind die technische Umsetzung und das Design zu 100% individualisierbar.

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