IT-Dokumentation mit Docusnap

Durchblick statt Blindflug. In 5 Schritten zur perfekten IT-Dokumentation.

Im Jahr 2018 hatten vier von fünf deutschen Unternehmen IT-Ausfälle mit größeren Datenverlusten zu verzeichnen. Das ergab die dritte Auflage der Studie „Global Data Protection Index“ von Dell Technologies…

War auch Ihr Unternehmen betroffen? Kein Telefon, kein Internet und dank des papierlosen Büros auch kein Zugriff auf Aufträge, Rechnungen, Schriftverkehr? Vielleicht hatten Sie ja Glück und konnten den Geschäftsbetrieb auf analogem Weg aufrechterhalten.

Doch was passiert, wenn sich ein Verschlüsselungstrojaner in Ihr Netzwerk einschleicht? Sie haben für den Fall der Fälle Daten-Backups gemacht? Prima! Allerdings konnten 32 Prozent der eingangs erwähnten Unternehmen – und das ist rund ein Drittel! – die vom Ausfall betroffenen Daten nicht wieder herstellen.

Und nun bemühen wir auch noch ein Worst-Case-Szenario, beispielsweise den Totalausfall von Server, Backup, Datenschutz und des IT-Verantwortlichen. Wie lange hält Ihr Unternehmen das aus?

Eine fehlende, unvollständige, unübersichtliche oder veraltete Dokumentation der Unternehmens-IT kann schnell zu Problemen führen. Mit schwerwiegenden und vor allem unnötigen Folgen: Sicherheitslücken, eingeschränkte Performances, Verzögerungen, Imageverlust, Schadensersatzforderungen…

Daher empfiehlt es sich, Änderungen der Technik, der Prozesse und der Verantwortlichkeiten im IT Bereich kontinuierlich und systematisch zu inventarisieren und in einer IT-Dokumentation zu beschreiben.

IT-Dokumentation

In immer komplexeren IT-Systemen wird das Wissen über den exakten IST-Zustand des Netzwerks zur Voraussetzung für relevante Entscheidungen. Aktuelle Informationen zum IST-Zustand der IT- Infrastruktur sollten deshalb jederzeit griffbereit und aktuell sein; eine umfassende IT-Dokumentation wird zum Fundament aller IT-Prozesse, Entscheidungen, Planungen und Investitionen.

Kommt es zum Ausfall von IT-Systemen, sind fehlende Informationen über das Netzwerk unternehmenskritisch. Liegen in diesem Moment keine exakten Daten vor, kann die Wiederherstellung des Betriebs sehr zeitintensiv – und damit kostspielig – werden. Eine griffbereite und umfassende IT-Dokumentation ist deshalb im Notfall von zentraler Bedeutung.

Der Begriff IT-Dokumentation bedeutet in diesem Zusammenhang mehr als die reine Auflistung der eingesetzten IT-Systeme, Software und Zugangsdaten. Neben der Möglichkeit, den reibungslosen Geschäftsbetrieb sicher und im Notfall schnellstmöglich wiederherzustellen, erfüllt eine umfassende IT-Dokumentation auch wesentliche rechtliche Aspekte.

Was ist eine IT-Dokumentation?

Als IT-Dokumentation wird das gezielte Auffindbar- und Nutzbarmachen aller Informationen rund um die Informationstechnologie eines Unternehmens bezeichnet. Bestenfalls beschreibt sie systematisch, strukturiert und umfassend all das, was im gesamten Unternehmensbereich IT existiert, wie es betrieben wird und wie dessen Schutz und Schadensabwehr aussehen.

Bevor aber das Netzwerk dokumentiert wird, steht eine umfassende Inventarisierung an: eine Bestandsaufnahme aller Daten und Dokumente, die in Zusammenhang mit der Unternehmens-IT stehen.

Was ist die Inventarisierung?

Bei der Inventarisierung werden alle Daten und Dokumente in Zusammenhang mit dem IT Netzwerk des Unternehmens in einem Datenstamm erfasst. Dieser Datenstamm stellt das Fundament der Dokumentation dar.

In einer unternehmensspezifischen Dokumentations-Vorlage werden die inventarisierten Daten thematisch und fachlich zueinander in Beziehung bzw. Abhängigkeit gesetzt. So wird aus den unzusammenhängenden Daten eine dokumentierte Information. Je mehr dieser IT-Beziehungen und -Abhängigkeiten dokumentiert werden, desto aussagekräftiger ist die IT-Dokumentation.

Aber Achtung! Die IT-Dokumentation sollte sich stets auf aktuellem Stand befinden. Daher ist bei jeder Änderung des IT Netzwerkes nach der ersten Inventarisierung eine systematische Anpassung der Daten erforderlich.

Was beinhaltet eine optimale IT-Dokumentation?

Die in einer IT-Dokumentation inventarisierten Daten bzw. Informationen beschreiben die

  • Infrastruktur der Unternehmens-IT,
  • Netzwerke, Server und Clients,
  • Software, Lizenzen, Anwendungen und IT Services,
  • Pläne, Konzepte und Richtlinien zu Datensicherheit und Schadensabwehr sowie
  • Verantwortungsträger und Verantwortlichkeiten.
    Insbesondere die Verantwortlichkeiten sind nicht immer leicht zu klären, da die Bereiche durchaus Schnittstellen aufweisen können.

Mögliche Bausteine und Inhalte einer IT-Dokumentation:

  • Organigramme, Ablaufpläne, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen der IT-Abteilung
  • IT Betrieb inklusive Ressourcen-, Change- und Problemmanagement
  • Sicherheitskonzepte, wie Zugriffskontrollsysteme, Firewalls und Datensicherung
  • Software-Inventarisierung und Lizenzanalyse
  • Übersicht der eingesetzten Produkte sowie das dazugehörige Lizenzmanagement

Die Basis jeder guten IT-Dokumentation ist eine lückenlose und aktuelle Bestandsaufnahme der kompletten IT-Umgebung. Dabei sollte der manuelle Aufwand für diese Bestandsaufnahme auf ein Minimum reduziert werden. Durch den Einsatz von Docusnap ist es möglich, alle benötigten Daten automatisiert auszulesen.

In unserem Seminar lernen Sie, Docusnap optimal einzusetzen und alle Funktionen effizient zu nutzen.

Wie detailliert sollte eine IT-Dokumentation sein?

Eine generelle Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Unternehmen sind verschieden. Und jeder betriebliche Bereich hat eigene Anforderungen an die dokumentierten Informationen: Werden sie vorgangsbezogen benötigt, in kleinteiliger Form, kompakt oder individuell zusammenstellbar? Deshalb ist der Grad der Detaillierung abhängig vom Unternehmen und den spezifischen Nutzergruppen.

Welchen Nutzen bringt eine systematische IT-Dokumentation?

Zur schnellen Behebung von IT-Störungen und auch bei einem Virenbefall oder Datendiebstahl müssen die Komponenten und Prozesse im Netzwerk bekannt sein. Und bei fehlender Übersicht über Lizenz- und Wartungsverträge besteht schnell das Risiko, dass Anwendungen überlizenziert werden oder Wartungsverträge für längst ausgemusterte Komponenten weiterhin bestehen. Auch sollte bekannt sein, welche Arbeitsplätze und Abläufe bei Updates oder technischen Änderungen betroffen sind.

Die IT Dokumentation schafft Überblick. Sie liefert (überlebens-)relevante Informationen zur

  • Darstellung von Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Unternehmensbereichen und/oder Prozessen,
  • Erfassung aller den Prozessen zugrundeliegenden Ressourcen und Verantwortlichkeiten.

Jedoch stellt eine Dokumentation nicht nur die Basis für die Administration, Pflege und Wartung der IT-Infrastruktur, also der Netzwerke, Komponenten und Peripherien, dar. Systematisch und umfassend ausgeführt ermöglichen die dokumentierten Informationen zusätzlich die

  • Optimierung von Einkauf, Wartung und Lizenzmanagement,
  • einfache Umsetzung gesetzlicher Anforderungen und Standards, etwa in Datenschutz, Qualitätsmanagement oder bei internationalen Norm-Vorgaben,
  • Analyse von Risikoszenarien,
  • Planung und Erstellung von IT Sicherheits- und Notfallkonzepten.

Welche Vorteile bietet die automatisierte IT-Dokumentation?

Viele Unternehmen tun sich schwer mit dem Aufbau beziehungsweise der Optimierung ihrer IT-Dokumentation. In der Praxis beschränken sie sich häufig auf die Inventarisierung der Infrastruktur. Relevante Aufgabenbereiche werden dabei vernachlässigt.

Bei manuell in Word- oder Excel-Dateien dokumentierten Informationen geht schnell der Überblick über Beziehungen, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten verloren. Auch haben die einzelnen Nutzergruppen unterschiedliche inhaltliche Anforderungen hinsichtlich der dokumentierten Informationen.

Zudem ist es äußerst zeit- und kostenaufwendig, den Datenstamm permanent auf aktuellem Stand zu halten.
Automatisiert arbeitende IT-Dokumentations-Tools setzen sich daher mehr und mehr durch.

Ihre Vorteile liegen in der

  • fortlaufenden und umfassenden Inventarisierung,
  • zeitlichen Steuerung der Dokumentation von Technik und Software,
  • Unterstützung auch virtueller Umgebungen,
  • Übersicht über Komponenten, Prozesse, Verträge und Verantwortlichkeiten,
  • effizienten Planung der Infrastruktur,
  • Optimierung von Bereitstellungsprozessen,
  • Aufdeckung von Einsparpotenzialen,
  • Beschleunigung der Reaktionszeiten im Notfall

und nicht zuletzt in der Zeit- und damit Kostenersparnis.

In fünf Schritten zur perfekten IT-Dokumentations-Vorlage:

Ein IT-Netzwerk konsequent zu dokumentieren ist allerdings äußerst arbeitsintensiv. Daten und Informationen über die zunehmend komplexer werdende IT-Infrastruktur müssen zu jeder Zeit aktuell und zugänglich sein. Zusätzlich sind die Anforderungen an die IT Dokumentation in den letzten Jahren stark gestiegen, beispielsweise durch das IT-Sicherheitsgesetz oder das Bundesdatenschutzgesetz. Nicht wenige Unternehmen scheuen den hohen Personal- und Kostenaufwand. Nur selten wird die umfassende IT-Dokumentation mit der gebotenen Sorgfalt und Intensität betrieben.

Am Beispiel der zur IT Dokumentations-Software Docusnap zeigen wir den Weg zu einer umfassenden und Kapazitäten schonenden IT Dokumentation auf:

1. Schritt: Inventarisierung

Die Basis der IT Dokumentation mit Docusnap bildet die

  • automatisierte und kontinuierliche Inventarisierung der aktuell am Geschäftsbetrieb beteiligten IT,
  • die Aufstellung der Berechtigungen für Dateisysteme und Mailserver (NTFS, Exchange),
  • die Lizenzanalyse der installierten Software.

2. Schritt: Basis IT-System-Dokumentation

Im zweiten Schritt werden die inventarisierten Daten in eine individuelle Vorlage zur Netzwerkdokumentation übernommen und als Informationen verfügbar gemacht.

3. Schritt: Basis Plus IT-Dokumentation

Schritt drei beschäftigt sich mit der Organisationsberatung in den Bereichen

  • Firewall-Konfiguration,
  • Datensicherungs-Konzept und
  • Virenschutz-Dokumentation.

4. Schritt: Compliance

Der vierte Schritt widmet sich dem Thema Sicherheit.
Zur Daten- und Qualitätssicherung trägt eine konsequente Dokumentation des betrieblichen IT-Umfeldes bei. Der Docusnap-Compliance-Block beinhaltet die nachweisbare Durchführung von Dokumenten-Reviews sowie die Prozessberatung bzw. Qualitätsverbesserung zur

  • IT-Nutzungsrichtlinie (inkl. Passwortrichtlinie und Bildschirmsperre),
  • Richtlinie für mobile Endgeräte
    sowie zu
  • Schlüssel- und Schließkonzepten und zum Wiederanlaufplan.

5. Schritt: ISO COMPLIANCE PLUS

Schutz und Schadensabwehr stehen im Fokus des fünften Schritts. Das Qualitätsmanagement, die Internationale Organisation für Normung (ISO), das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) und der Datenschutzbeauftragte – sie alle verlangen die Einhaltung spezifischer Standards zu betrieblichen Prozessen, Anforderungen und Richtlinien.

Die Software zur Netzwerkdokumentation Docusnap unterstützt die Vorbereitung und Begleitung externer Audits sowie die Individualisierung erforderlicher Dokumente. Vordefinierte, individuell anpassbare Vorlagen vereinfachen die Entwicklung adressatenorientierter

  • Berechtigungskonzepte,
  • Verschlüsselungskonzepte,
  • Heim- und Telearbeitskonzepte,
  • IT Betriebshandbücher,
  • Notfallpläne sowie eines IT Notfallhandbuches,
  • Risikoanalysen wie auch einer
  • IT-Sicherheits-Strategieberatung.

Doch auch bei IT-relevanten Planungen, Entscheidungen und Investitionen stellt das dokumentierte Wissen um den aktuellen Zustand der Unternehmens-IT eine grundlegende Voraussetzung dar.

Was ist Docusnap?

Die Architektur der IT-Landschaft ist in jedem Unternehmen unterschiedlich – entsprechend individuell sind die Anforderungen an die jeweilige IT-Dokumentation.

Um den praktischen Nutzen einer IT-Dokumentation zu gewährleisten, sind deshalb vorab Zweck und Umfang der Dokumentation zu definieren – mit Docusnap haben Sie die optimale Lösung für eine professionelle IT-Dokumentation.

Docusnap ist eine Software für automatisierte Netzwerk-Inventarisierung, IT-Dokumentation, Lizenzmanagement und Rechteanalyse. Die Software ermöglicht beispielsweise die Auflistung der eingesetzten IT-Systeme und die genaue Bestimmung der angewandten Softwareversionen.

Mit Docusnap kann der Anwender entweder über Assistenten oder alternativ über einen Dienst Komponenten eines Netzwerks inventarisieren. Eine Windows-Benutzeroberfläche ermöglicht die manuelle Ergänzung, die Analyse und Visualisierung der erfassten Daten. Die Inventar-Daten werden ausschließlich in einer Microsoft SQL-Server Datenbank gespeichert.

Das Alleinstellungsmerkmal von Docusnap in einem Satz? Docusnap macht aus Daten entscheidungsrelevante Informationen!

Die Hauptmerkmale der Software sind:

  • Agentenlose Inventarisierung von IT-Systemen
  • Visualisierung und Dokumentation von IT-Landschaften
  • Berechtigungsanalyse für Microsoft Netzwerke
  • Lizenzmanagement
  • Erstellung von IT-Handbüchern
  • Erstellung von Notfallplänen und Wiederanlaufplänen

Neu: Kostenloses Docusnap Onboarding!

Vor einigen Wochen haben wir begonnen, unsere neuen Kunden kostenlos in einem Onboarding-Termin unkompliziert, schnell und effizient in die IT-Dokumentation mit Docusnap einzuführen.
Folgendes wollen wir mit unseren Kunden in diesem ca. einstündigen Onboarding-Termin sicherstellen:

  • Saubere Installation und Konfiguration von Docusnap
    • Docusnap Server
    • Docusnap Web / Docusnap Discovery Service
  • Docusnap Demo Datenbank verfügbar machen
    • Evaluierung aller Dokumentationsfunktionen ohne scannen zu müssen
  • Verständnis schaffen, worauf es beim Start mit Docusnap ankommt
    • Automatische und periodische grundlegende Inventarisierung nach den Grundsätzen richtig, vollständig und aktuell einrichten
      • Voraussetzungen Inventarisierung – Wie kann     Vollständigkeit erreicht werden?
      • Windows Systeme
      • SNMP
      • ADS
  • Grundlegende Bedienung der Oberfläche
    • Wo finde ich was
    • Wie komme ich schnell an Ergebnisse
    • Wo finde ich Berichte und Pläne
  • Kurze Vorstellung Docusnap Connect
  • Kurze Vorstellung IT-Konzepte
  • Berichte mit eigenen Farben und mit eigenem Logo anpassen
  • Möglichkeiten der Selbsthilfe aufzeigen
    • Handbuch
    • Ressourcen auf der Docusnap Homepage
    • Support
    • E-Learning

Docusnap-Highlights & Workshop-Themen

  •  Was kann Docusnap? Präsentation zum Leistungsumfang
  •  Standortübergreifende Inventarisierung: Konfiguration der Software um Daten von anderen Standorten automatisch zu inventarisieren
  •  Installation und Konfiguration: Support (Remote oder vor Ort) nach Best-Practice
  •  “Location mapping”: Abbildung von Standorten und Gebäuden
  •  Inventarisierung der IT-Umgebung: IT-Systeme (z.B. Microsoft Windows, Microsoft Exchange, Linux, Mac, VMWare, Cluster)
  •  Inventarisierte Informationen um zusätzliche Daten erweitern – zum Beispiel die Erweiterung eines vorhandenen Word-Docs
  •  IT-Dokumentation allgemein – Verständnis des Begriffs „Dokumentation“ aus Sicht des Herstellers / Docusnap oder auch eines Datenschutzbeauftragten
  •  Reporting: Verwendung von Standardberichten sowie Definition individueller Berichte
  •  Lizenzmanagement: Verwaltung von Lizenzen in Docusnap (z.B. Soll/Ist Analyse)
  •  Berechtigungsanalyse: Ermittlung von System-Zugriffsrechten auf Basis von Benutzern oder Verzeichnissen (z.B. NTFS)
  •  Visualisierung von Daten: Inventarisierte Objekte visualisieren (z.B. Erstellung eines Netzwerkplans)

 

Seminare

Wir unterstützen Sie bei der praktischen Einführung von Docusnap in Ihrem Unternehmen. Hier können Sie sich einen Überblick über die Seminarinhalte verschaffen:

Seminarinhalt

Basis-Kurs (1. Tag)

Dieser Kurs vermittelt den praktischen Nutzen einer IT-Dokumentation auf Basis von Docusnap.

Die Teilnehmer/innen lernen die Grundfunktionen von Docusnap kennen und erhalten einen Ausblick auf die ergänzenden Module. Dieser Kurs ist auf Einsteiger ohne Docusnap-Vorwissen ausgelegt.

  • Docusnap Oberfläche
  • CI-Anpassung der Docusnap Formulare (Farben & Logo)
  • Inventarisierung, Analyse und Dokumentation
  • Automatisierung von Docusnap
  • HTML-Dokumentation
  • Best Practices

Aufbau-Kurs (2. Tag)

Dieser Kurs vertieft das erworbene Basis-Wissen. Vermittelt werden u.a. Details zur Anwendung der Module Berechtigungsanalyse und Lizenzmanagement.

Die Teilnehmer/innen lernen außerdem, Informationen aus Docusnap heraus sinnvoll in eine IT-Dokumentationsvorlage einfließen zu lassen und Anhänge zu generieren. Zusätzlich werden nützliche Tipps aus der Praxis vorgestellt.

  • Lizenzmanagement
  • Berechtigungsanalyse
  • IT-Dokumentationsvorlage inkl. Anhänge

Profitieren Sie von der Softwarelösung!

Ob Inventarisierung, Dokumentation oder Analyse - Docusnap bietet Ihnen eine optimale Lösung für die IT-Dokumentation. Docusnap inventarisiert für Sie die Soft- und Hardware, gängige Applicationsserver sowie die IT-Infrastruktur.

Sie erhalten Berichte, Pläne und Auswertungen und können Betriebs- und Notfallhandbücher erstellen. Mit Docusnap erfassen Sie Ihre aktuelle Lizenzsituation und Sie erfahren, wer über welche Zugriffsrechte verfügt.

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