Externer DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER Essen

Der Datenschutzbeauftragter (abgekürzt: DSB oder auch als Beauftragter für den Datenschutz bezeichnet) überwacht die Einhaltung des Datenschutzes nach der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) und wirkt auf deren Einhaltung hin. Dies gilt für alle Unternehmen, Konzerne sowie Behörden, Stiftungen und Vereine. Dies gilt,

• wenn regelmäßig mindestens zehn Personen personenbezogene Daten mit automatisierten Verfahren erheben, verarbeiten oder nutzen;
• wenn die Kerntätigkeit es erfordert betroffene Personen regelmäßig und systematisch zu überwachen;
• wenn in der Kerntätigkeit besondere Kategorien von Daten gemäß Art. 9 DS-GVO (z.B. Daten über Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitsdaten oder biometrische Daten) oder personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten verarbeitet werden.

In Abgrenzung zu den Bundes- und Landesdatenschutzbeauftragten ist oft auch vom betrieblichen Datenschutzbeauftragten die Rede.

Die DSGVO formuliert in Art. 39 Abs. 1 DSGVO umfassende “Mindestpflichten”, die der Datenschutzbeauftragte erfüllen muss. Die Mindestpflichten des Datenschutzbeauftragten nach der DSGVO umfassen insbesondere:

• Information und Beratung der Geschäftsführung;
• Überwachung der Einhaltung der Vorgaben der DSGVO;
• Überwachung des Datenschutz-Managements;
• Beratung zu Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA);
• Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden;
• Schulung der Mitarbeiter.

Der Datenschutzbeauftragte erhält durch die DSGVO eine wichtige organisatorische Stellung im Unternehmen. Der Verantwortliche Stelle (vulgo: der Geschäftsführung) drohen Bußgelder, wenn der Datenschutzbeauftragte seine Aufgaben nicht gemäß der gesetzlichen Vorgaben umsetzen kann.

Der Support des Datenschutzbeauftragten ist in folgenden Punkten ist zu anzustreben:

• Aus- und Weiterbildung des DSB;
• Zeit zur Aufgabenerfüllung;
• der DSB genießt Weisungsfreiheit bei der Ausübung seiner Tätigkeit;
• er unterliegt der Geheimhaltungspflicht;
• seine Kontaktdaten sind zu veröffentlichen;
• er erhält erweiterten Kündigungsschutz.

Grundsätzlich stehen der Verantwortlichen Stelle (der Geschäftsführung) zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Es kann ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter bestellt werden.

Der Datenschutzbeauftragte muss die (sogenannte) erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzen. Die Fachkunde umfasst rechtliche, organisatorische und technische Kenntnisse.

Unter Zuverlässigkeit wird unter anderem die klare Trennung zwischen der Verantwortlichen Stelle und dem Beauftragten verstanden. Ohne diese Trennung können Interessenkonflikte entstehen, sollte sich der Kontrolleur selbst kontrollieren müssen. Deshalb: Weder der IT-Leiter noch die Geschäftsführung könne qua Definition die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten übernehmen.

Der Datenschutzbeauftragte muss innerhalb eines Monats schriftlich ernannt („bestellt“) werden, sobald eine schutzrelevante Datenverarbeitung aufgenommen wurde. Er wird mitsamt seinen Kontaktdaten innerhalb des Unternehmens sowie gegenüber der Aufsichtsbehörde nach § 40 BDSG-neu bekanntgegeben; außerdem muss der DSB in der Datenschutzerklärung auf der Website des Unternehmens benannt werden. Dies schafft gleichzeitig Vertrauen bei Kunden, Partnern und Dienstleistern.

Wenn Ihr Unternehmen gesetzlich verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, Sie aber keinen benannt haben, kann es teuer werden. Laut DSGVO kann das Fehlen eines notwendigen Datenschutzbeauftragten als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 10 Millionen Euro bzw. zwei Prozent des Jahresumsatzes bestraft werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Hinzu kommen mögliche Abmahnungen.

Worauf also kommt es an, wenn Sie Anbieter vergleichen und einen geeigneten externen Datenschutzbeauftragten aussuchen wollen?

1. Ausbildung
2. Qualifikation
3. Das Business ist häufig international: Welche Sprachen spricht / versteht / schreibt der DSB?
4. Gibt es "nur" einen / meinen Datenschutzbeauftragter beim Dienstleister?Oder sind die notwendigen Qualifikationen redundant bzw. im Team verteilt vor?
5. Wie lange "macht" der Anbieter / Dienstleister schon?
6. Ist nachvollziehbar, welche Leistung zu welchem Preis erbracht werden?
7. Compliance