EXTERNER DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

Informationen nutzen, Daten schützen.

Datenschutz kann eine ganz schön komplizierte Angelegenheit sein, für diejenigen, die sich mit Jura, Recht und IT nicht auskennen. Wenn Sie dann noch bedenken, welche hohen Bußgelder drohen, falls die EU DSGVO Regelungen nicht umgesetzt werden, bekommen viele Unternehmer Bauchschmerzen.

Genau so unangenehm sind Beschwerden von Betroffenen, wenn deren Daten nicht ausreichend gesichert wurden oder sie nicht darüber informiert wurden, was mit ihren Daten passiert. Die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten ist daher eine gute Investition mit der einem viel Schaden erspart bleiben kann. Doch was genau macht ein Datenschutzbeauftragter und wie wird er bestellt? Wir klären die häufigsten Fragen.

Was ist ein Datenschutzbeauftragter?

Ein Datenschutzbeauftragter (eDSB) hat die Einhaltung des Datenschutzes in einer Organisation zum Ziel. Dazu berät der Datenschutzbeauftragte zu allen datenschutzrechtlichen und organisatorischen Fragen.

Dies schafft gleichzeitig Vertrauen bei Kunden, Partnern und Dienstleistern. Ein Datenschutzbeauftragter kann intern ausgebildet oder extern bestellt werden.

Interner oder externer Datenschutzbeauftragter?

Mit der Suche des betrieblichen Datenschutzbeauftragten (DSB) stellt sich eine grundsätzliche Frage: Welcher Mitarbeiter übernimmt diese Aufgabe bzw. welche Eigenschaften qualifizieren den zukünftigen Datenschutzberater für die obligatorische Bestandsaufnahme zum Datenschutz (neudeutsch: Datenschutzaudit)?

Ein Mix aus juristischem Staatsexamen und solidem IT-Wissen qualifizieren den internen Datenschutzbeauftragten. Dazu braucht der neue Datenschutzbeauftragte (DSB) entsprechende Ressourcen (vornehmlich Zeit), um ein DSGVO-konformes Datenschutzkonzept in Ihrem Unternehmen auf die Beine zu stellen. Bleibt dann von eigentlichen Kernaufgaben nichts liegen, sind Sie der Idealbesetzung nahe!

Oder haben Sie sich dazu entschieden, die Aufgabe an einen ext. Datenschutzbeauftragten (Dienstleister) zu vergeben? Prima! Wir bieten Ihnen einen kompletten Datenschutz-Service: Vom ersten Orientierungsgespräch über eine punktuelle Datenschutzberatung bis zum Angebot einer Pauschale für die Tätigkeiten des ext. DSB.

Externer Datenschutzbeauftragter

Wir kümmern uns um Ihren Datenschutz, dann können Sie sich auf Ihre Kerntätigkeit konzentrieren!

Was macht ein externer DSB?

Aufgaben eines ext. Datenschutzbeauftragten: Neben der Kontrolle der Umsetzung von Datenschutzvorgaben im Unternehmen ist der externe Datenschutzbeauftragte auch für die Schulung von Mitarbeitern zuständig.

Er dient als Ansprechpartner bei allen datenschutzrechtlichen Belangen sowohl für das Unternehmen, als auch für die Aufsichtsbehörden. Die einzelnen Aufgaben eines eDSB beschreiben wir hier ausführlich.

Was zeichnet einen DSB aus?

Die Arbeit eines professionellen Datenschutzbeauftragten erzeugt Rechtskonformität, reduziert Haftungsrisiken. Ein guter Datenschutzbeauftragter verfügt über Fachwissen und Qualifikationen in Bereichen wie Recht, IT-Sicherheit, IT-Dokumentation und Prozessorganisation und ist zertifiziert.

Er erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an Unternehmen und Einrichtungen im Bereich der Kirchen, ebenso wie die speziellen Anforderungen im Gesundheitswesen in Bezug auf den Umgang mit Patientendaten.

Wann wird ein externer DSB benötigt?

Einfach gesagt: Wenn ein Unternehmen mehr als neun Mitarbeiter beschäftigt, wird nach der DSGVO ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter benötigt. Dies kann in Einzelfällen auch früher der Fall sein, wenn besonders sensible Daten wie beispielsweise Gesundheitsdaten verarbeitet werden.

Bei nicht-öffentlichen Stellen, also Privatunternehmen gilt folgende Frist: Innerhalb von einem Monat nach Aufnahme ihrer „Tätigkeit“ haben Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

Warum brauche ich einen externen DSB?

Die DSGVO verpflichtet Unternehmen dazu, bestimmte gesetzliche Anforderungen im Datenschutz nicht nur zu erfüllen, sondern auch strukturell nachweisen zu können.

Ein externer Datenschutzbeauftragte berät sie bei allen Problemen und Fragen der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit und gibt Handlungsempfehlungen, wie und mit welchen Maßnahmen sie die Datenschutzvorgaben praktisch umsetzen können um ein hohes Datenschutzniveau im Unternehmen zu erreichen und nachweisen zu können.

Vorteile eines externen DSB:

  • Fachwissen: Der externe Datenschutzbeauftragte beschäftigt sich täglich mit Datenschutzthemen und kennt die neuesten Entwicklungen. Er muss also nicht mehr mit neuen Inhalten vertraut gemacht werden.
  • Praktische Erfahrungen: Durch die tägliche Arbeit mit verschieden Unternehmen, kennt sich der externe Datenschutzbeauftragte mit den unterschiedlichsten Situationen aus und kann auf einen breiten Erfahrungsschatz zurückgreifen.
  • Klare vertragliche Regelungen: Bei dem externen gibt es im Vergleich zum internen Datenschutzbeauftragten keinen Kündigungsschutz und alle Tätigkeiten, Aufgaben und Zeiten werden vertraglich geregelt.
  • Verschwiegenheit und Unabhängigkeit: Durch die neutrale Haltung gegenüber dem Unternehmen, hat der externe Datenschutzbeauftragte keine Ambitionen bestimmte Bereiche oder Personen zu bevorzugen oder zu benachteiligen.
  • Keine Ausbildungskosten: Bestellen Sie einen externen Datenschutzbeauftragten, sparen Sie sich die Kosten für die Ausbildung und Zeit für die Einarbeitung.
  • Keine Fortbildungskosten: Sie brauchen einen externen Datenschutzbeauftragten nicht freizustellen und sparen Fortbildungskosten.

Was kostet ein externer DSB?

Es kommt drauf an.

Datenschutz ist eine individuelle Dienstleistung abgestimmt auf den Bedarf des jeweiligen Unternehmens. Ähnlich wie die Frage, was kostet es, ein Haus zu bauen?, lässt sie sich nicht so einfach beantworten. Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten hängen in der Regel vom Umfang und der zu erbringenden Leistungen ab.

Neben der Größe des Unternehmens, hängt der Preis von Faktoren wie Anzahl der Mitarbeiter, Filialen, zur Verfügung stehenden Ressourcen, (nicht-)vorhandene IT-Lösungen, dem Stand des aktuellen Datenschutzniveaus und der Art und Umfang der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

Wenn möglichst viele dieser Punkte bekannt sind, ist es möglich eine seriöse Antwort auf die oben genannte Frage zu geben. Sie können dazu unser Quick-Scan-Formular ausfüllen und ein Angebot anfordern.

Wie wird ein ext. DSB bestellt?

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, aufgrund der komplexen Materie, der fachlichen Unabhängigkeit, Haftungsanfragen und den langfristig geringeren Kosten einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

Ob nun interner oder externer Datenschutzbeauftragte, es muss eine formell wirksame Bestellung erfolgen. Denn in der Praxis ist oft verkannt, dass nicht nur bei fehlender, sondern auch bei fehlerhafter Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, ein Bußgeld droht! Folgendes gilt es zu beachten:

  • Die Bestellung muss schriftlich erfolgen.
  • Die Bestellungsurkunde muss von beiden Parteien unterschrieben werden.
  • Die Bestellung muss in einer gesonderten Vereinbarung außerhalb eines beabsichtigten oder bestehenden Vertrags geschlossen werden.
  • Die Bestellung muss eine Aufgabenbeschreibung sowie die Verpflichtungen des Unternehmens, die Arbeit des Datenschutzbeauftragten zu unterstützen.
Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten

Ablauf:

1. Vertrag: Die Vertragsgestaltung orientiert sich an den individuellen Bedürfnissen in Ihrem Unternehmen. Der externe Datenschutzbeauftragte kümmert sich dann genau um Ihre Wünsche.

2. Audit: Der Datenschutzbeauftragte prüft und analysiert den aktuellen Stand des Datenschutzes in Ihrem Unternehmen um den Optimierungsbedarf aufzuzeigen und die nächsten Schritte zu planen und kontrollieren.

3. Bericht: Sie erhalten einen Bericht über die Ergebnisse des Audits und dem Datenschutzniveau in Ihrem Unternehmen sowie einer Risikoeinschätzung.

4. Optimierung: Der Datenschutzbeauftragte leitet anhand der Schwachstellen und Sicherheitslücken Handlungsempfehlungen ab und begleitet Sie bei der Umsetzung von Maßnahmen um dauerhaft ein hohes Datenschutzniveau zu erreichen.

Unsere Leistungen als externer Datenschutzbeauftragter

Als Beratungsdienstleister unterstützen wir Sie bei der Ausarbeitung und Entwicklung einer Datenschutz-Strategie, die zu Ihrem Unternehmen passt. Um die für Sie relevanten Fragen zu klären, bieten wir Ihnen im ersten Schritt die Möglichkeit eines unverbindlichen Gesprächs zur Klärung Ihrer wichtigsten Fragen.

Der Blick auf das Wesentliche:

  • Welche Maßnahmen sind zentral?
  • In welchem Zeitraum sollen die Teilaufgaben erledigt werden?
  • Mit welchem finanziellen Aufwand lässt sich adäquates Maß an Datenschutzkonformität herstellen?
  • Und was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
  • Alles unter der Prämisse: Gelebter Datenschutz darf kein Hindernis bei der täglichen Arbeit sein!

Ist der Datenschutz-Fahrplan vereinbart, kann die Bestellung des externen Datenschutzbeauftragten vorgenommen werden; der externe DSB übernimmt fortan die ihm übertragene Position im Sinne des Unternehmens - damit erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten.

Unsere Leistungen:

Bei allen Anfragen seitens Kunden, Interessenten, Behörden oder eigener Mitarbeitern können Sie auf Ihren externen Datenschutzbeauftragten verweisen. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten können jedem Anfragenden mitgeteilt werden oder Sie ermöglichen die direkte Kontaktaufnahme auf Ihrer Webseite, ggfs. im Firmen-Intranet bzw. dem Schwarzen Brett.

Dein Ansprechpartner

Jörg ter Beek Portraitfoto

Jörg ter Beek
+49 251 2979474-1
jtb@cortina-consult.de

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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