Dokumentationspflichen im Datenschutz

In Unternehmen besteht häufig die Annahme, eigentlich alles wesentliche in puncto Datenschutz ud Compliance geregelt zu haben. Mangels belastbarer Dokumentation fällt es den Verantwortlichen allerdings schwer – so unsere Erfahrung – ,diese Aussage faktisch zu belegen.

Gründe hierfür:

  • Durch fehlende Routine und Fachkenntnisse im Umgang mit dem Thema Datenschutz (bzw. der dazugehörigen Dokumentation), können vorhandene Informationen nicht richtig eingeordnet werden.
  • Die beteiligten Personen, beispielsweise die IT-Abteilung (respektive: der ext. IT-Dienstleister) und der Datenschutzbeauftragte, sprechen in "unterschiedlichen Sprachen“ miteinander.

Zum Nachweis der Regelkonformität (neudeutsch): Compliance) wird seitens der Öffentlichkeit (öffentliches Verfahrensverzeichnis), Behörden, Kunden, potenziellen Auftraggebern und dem internen Qualitätsmanagement eine Dokumentation der getroffenen Maßnahmen nicht nur gefordert, sondern muss schriftlich geführt und ggfs. zur Einsichtnahme externer Stellen vorgelegt werden.

Was wir für Sie tun können: Beratung zu der Frage, welche Dokumentation (Umfang, Inhalt, Detailtiefe) ist die richtige für Sie/ Ihr Unternehmen. Informationen zu den Compliance-Anforderungen des Gesetzgebers und daraus abgeleitet die Erstellung einer angemessenen und rechtssicheren Vorlage Ihres Dokumenationsprozesses.