Durch die derzeitige Corona-Krise ist die Arbeit aus dem Home-Office weit verbreitet. Doch wie bleiben Mitarbeiter in Kontakt? Wie können Aufgaben verteilt und Meetings abgehalten werden? Und wie sieht es mit Schulungen aus, die eigentlich vor Ort stattgefunden hätten?

Es muss eine Antwort her: ein Videokonferenzen-Tool.

Dabei richten wir heute das Scheinwerferlicht auf das Videokonferenzen-Tool zoom, beleuchten alle Vor- und Nachteile dieses Tools und klären die Frage: ist die Arbeit mit zoom DSGVO-konform?

Das Tool: zoom

Zoom ist ein Videokonferenzen-Tool, das Unternehmen im Home-Office viele Möglichkeiten bietet:

  • Onlinebesprechungen mit hoher Benutzerfreundlichkeit: Sie können sich überall und mit jedem Gerät verbinden.
  • Videowebinare mit einfacher Registrierung und Einrichtung. Darüber verfügt das Tool über intuitive Gastgebersteuerung für Moderatoren und interaktive Funktionen für Teilnehmer von Geräten aller Art.
  • Konferenzräume in HD Video und HD Audio. One-Touch zur Teilnahme.
  • Telefonsystem: ein Cloud-Telefonsystem mit zentralisierter Verwaltung.
  • Business MI: zoom Chat zur Unterstützung des Teams.

Dabei ist es leicht zu handhaben, preisgünstig und dahingehend optimiert, zuverlässig zu funktionieren (denn keiner möchte sich noch mit verwackelten Bildern und unzuverlässigem Ton herumschlagen). Eine Demo-Version ist verfügbar.

Klingt alles top– doch warum bestehen nun Zweifel im Zusammenhang mit diesem Tool?

Kritik

Das Tool zoom stand in den letzten Wochen in der Kritik, da die iOS-App des Dienstes einige Informationen über das benutzte Gerät an Facebook übermittelte: unter anderem das Modell, den freien Speicherplatz oder die Displaygröße - Zoom entfernte die Datenweitergabe daraufhin.

Darüber hinaus stand zoom auch in Bezug auf deren Funktion Zoombombing in der Kritik: wenn eine Konferenz nicht auf privat geschaltet wurde, könnten sich Fremde einwählen, sofern sie den entsprechenden Link in die Hände bekommen.

Den Kritiken stellte sich zoom auch in einem Blogbeitrag vom 29. März 2020 entgegen, in dem der Chief Legal Officer der Firma versicherte, dass keine Nutzerdaten verkauft werden, in der Vergangenheit nie verkauft wurden und dies auch in Zukunft nicht geschehen wird. Darüber hinaus wurde versichert, dass auch keine Telefonkonferenzen überwacht werden und alle anwendbaren Datenschutzgesetze, -vorschriften und -regeln der DSGVO und der CCPA eingehalten werden.

Unsere Einschätzung zur Verwendung von Zoom

Unsere Datenschutzexperten haben die kursierende Kritik in den letzten Wochen natürlich beobachtet und gespannt verfolgt - doch die negativen Schlagzeilen größtenteils für unbegründet befunden:

Die DSGVO-relevanten Vorgaben müssen natürlich bei einer Software eingehalten werden, die Sie für Ihre geschäftlichen Meetings nutzen möchten. Jedoch sind neben den datenschutzrechtlichen Aspekten auch technische Anforderungen und Möglichkeiten von großer Relevanz. Denn nur so kann Ihr Unternehmen in Home-Office-Zeiten auch von einem solchen Tool profitieren.

Darüber hinaus gibt es leider keine andere Plattform auf dem deutschen oder europäischen Markt, die es bezüglich Performance und Funktionalität mit zoom aufnehmen kann.
Wir sind nach Prüfung und Tests von anderen Tools für Onlineschulungen oder – meetings stets zu zoom zurückgekehrt.

Doch mit einigen Tipps und Tricks lässt sich die Arbeit mit zoom (Privacy Shield zertifiziert) datenschutzrechtlich konform gestalten:

Tipps zur datenschutzkonformen Nutzung von zoom

  • Schließen Sie eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) ab.
    Benötigen Sie Hilfe beim Abschluss eines AVVs? Kontaktieren Sie uns gerne!
  • Berücksichtigen Sie die datenschutzfreundlichen Voreinstellungen;
    Darunter fällt beispielsweise:
    - Deaktivieren Sie das Aufmerksamkeitstracking,
    - Aktivieren Sie Schnappschuss in der iOS Aufgabenumschaltfunktion weichzeichnen und
    - Aktivieren Sie das Aufnahmeeinversändnis, sofern Sie die Meetings aufzeichnen sollen.

Mithilfe dieser Tipps und Tricks ist es ganz einfach, das Tool zoom datenschutzrechtlich konform zu nutzen.

Haben Sie noch Fragen oder benötigen Sie Hilfe bei der Erstellung eines Auftragsverarbeitungsvertrages? Kontaktieren Sie uns gerne!

Links

Wo wir schon bei der Thematik zoom sind: Unsere Datenschutzexperten halten Webinare und Schulungen zum Datenschutz über dieses Tool ab.

Weitere Informationen und Anleitungen finden Sie unter folgenden Links:

Datenschutz-Sprechstunde mit zoom
Datenschutz-Webinar mit zoom

Exr. Datenschutzprofi für Berlin

Als TÜV zertifizierter Datenschutzbeauftragter stehe ich Ihnen bei allen Fragen der DSGVO zur Seite und unterstütze Sie u.a. bei diesen Themen:

Weitere Informationen zu Jörg ter Beek finden Sie auf seinem XING-Profil oder LinkedIn-Profil.